Bestuur

Bestuur

Algemeen

Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de club, in de breedste zin van het woord. Het bestuur telt in principe uit 5 functies, welke hieronder worden uitgewerkt. Hoewel ieder bestuurslid zijn eigen taken heeft, worden de beslissingen in de bestuursvergaderingen gezamenlijk genomen, waarbij geldt dat een meerderheid van stemmen nodig is.

Het bestuur zorgt in principe zelf voor nieuwe leden als er iemand wil stoppen.

Bij de algemene ledenvergadering in januari doet het bestuur verslag van het gevoerde beleid en de activiteiten in het afgelopen jaar en ook vertellen ze wat over de plannen van het jaar erna.

Budget

Uitgaven beneden € 25 per activiteit/keer kunnen gedaan worden door de bestuursleden en gedeclareerd bij de penningmeester (altijd bonnetje in te leveren).

Uitgaven die hoger zijn dienen eerst overlegd te worden in de bestuursvergadering.

Voorzitter

De voorzitter heeft de volgende taken:

• Vrijwilligers
  • Stimuleren en begeleiden van vrijwilligers
  • Mogelijke nieuwe vrijwilligers benaderen en taken toewijzen
  • Taakverdeling bestuur en commissies coördineren
  • Toezicht houden op gang van zaken in bestuur en commissies
  • Aanspreekpunt voor vrijwilligers
  • Uitreiken G’68 truien
• Activiteitenagenda opstellen
• Vertegenwoordigen vereniging
  • Bij belangrijke activiteiten aanwezig zijn en zo nodig het woord doen
  • Vertegenwoordiging naar buiten (bijv gemeente, Nevobo)
  • Kwaliteit bewaken in de ruimste zin van het woord
  • Klachten behandelen
• Bestuursvergaderingen
  • Plannen vergaderingen en opstellen agenda
  • Vergaderingen leiden
  • Actiepunten bewaken
• Algemene ledenvergadering
  • Plannen vergadering en opstellen agenda
  • Commissies en bestuursleden verzoeken om jaarverslag
  • Vergadering leiden
  • Coördineren met externe commissies
  • Begroting commissies inbrengen in bestuur
• Technische zaken (tijdelijk)
  • Teams
    • Indelen per seizoen
    • Zo nodig (tijdelijke) wijzigingen binnen seizoen
    • Aanspreekpunt zijn voor leden
    • Teambesprekingen organiseren
• Trainers en Coaches
  • Indelen per seizoen
  • Begeleiden: regelmatig contact
  • Opleiden en bijscholen van de (eigen) trainer
  • Aantrekken van nieuwe (hulp-)trainers en coaches (intern en extern)
  • Aanspreekpunt zijn voor trainers en coaches
• Technische lijn
  • Bewaken en stimuleren bij trainers
  • Kwaliteit bewaken en verbeteren
  • Regelementen bijhouden en vereniging informeren over wijzigingen
• Materialen
  • Kwaliteit bewaken
  • Zo nodig nieuwe materialen bestellen (evt. in overleg met bestuurslid sponsoring) en oude materialen wegdoen
  • Inventarislijst beheren

Secretaris

De secretaris heeft de volgende taken:

• Post en e-mail beheren
  • Inkomende post verwerken (verdelen naar geadresseerde en/of bespreken in bestuursvergadering)
  • Uitgaande post verzorgen (naar leden en extern)
  • Facturen (laten) controleren en penningmeester opdracht geven tot betaling
• Notulen, draaiboeken en andere bestanden beheren
• Belangrijke stukken beheren (verzekeringspolis, statuten, contracten)
• KvK-registratie up-to-date houden
• Ledenadministratie
  • Bijhouden ledenadministratie
  • Wijzigingen doorgeven aan penningmeester en Nevobo
  • Jaarlijks nagaan dat ledenlijst bij Nevobo juist is
  • Beheer spelerskaarten
• Zaalhuur verzorgen
  • Inhuren benodigde uren in de sporthal
  • Eerste aanspreekpunt voor verhuurder
  • Periodiek overleg met de wedstrijdsecretaris

Penningmeester

De penningmeester heeft de volgende taken:

• Begroting opstellen en presenteren in ALV
• Voorstel voor contributiebedragen
• Voorstel voor trainersvergoedingen
• Financiën beheren
• Contributie innen
  • Facturen klaarmaken en versturen in januari
  • Aanmaningen versturen
  • Contributie innen / terugbetalen van leden die halverwege het jaar beginnen / stoppen met volleybal
• Overige inkomsten innen
  • Op basis van opgave door andere bestuurleden (sponsoring) of commissie (activiteitencommissie, toernooicommissie)
• Uitgiften doen
  • Op basis van goedkeuring van een van de andere bestuursleden
  • Declaraties trainers controleren
  • Verzekering jeugdkamp regelen
• Budgetbewaking
• Financiële administratie bijhouden
• Tussentijds verslag uitbrengen van bijzonderheden aan het bestuur
• Financieel jaarverslag maken en presenteren in ALV
  • Vooraf organiseren van kascontrole

Bestuurslid jeugdzaken

Het bestuurslid jeugdzaken heeft de volgende taken:

• jeugdcommissie
  • afspraken plannen en voortgang bewaken
  • verslag uitbrengen aan bestuur
  • beheren draaiboeken van de diverse activiteiten
• kwaliteit jeugdafdeling
  • in overleg met technische commissie nadenken over kwaliteitsverbetering van jeugdafdeling
• informeren
  • algemene informatie naar ouders verzorgen
  • aanspreekpunt zijn voor ouders en jeugdleden
• jeugdtoernooien Nevobo
  • contactpersoon m.b.t. de jeugdtoernooien van de Nevobo
  • organisatie van de jeugdtoernooien in Geffen
• werving jeugdleden
  • met jeugdcommissie organiseren van scholentoernooien
  • organiseren van scholenproject (jaarlijks)

Bestuurslid PR en Werving

Het bestuurslid PR en Werving heeft de volgende taken:

• Website
  • Nieuwsberichten op website plaatsen
  • 4 keer per jaar de gehele website doorlopen op mogelijke verbeteringen
  • Bij aanvang seizoen nieuwe teams, schema’s ed. op website plaatsen
• B.A.L.
  • De berichten vanuit het bestuur voor de B.A.L. tijdig doorgeven aan de redactie
• Informatie
  • Informatie voor (nieuwe) leden verzorgen (folder, rode boekje, welkomsbrief)
  • Aankondiging van activiteiten verzorgen (i.o.m. betreffend bestuurslid/ commissie)
• Werving
  • Wervingsacties verzinnen voor de verschillende categorieën leden
  • Wervingsdoelen opstellen i.o.m. jeugdzaken
• Publicaties
  • Publicaties verzorgen in
    • Klepel, Echo, Torenklanken
    • Vladeracken TV
    • Streekwijzer, Regio Oss en overige regionale blaadjes
  • Met alle mogelijke andere media contacten onderhouden ter promotie van de club
  • Wekelijks uitslagen publiceren